Согласно исследованию Zippia, 89% работников признаются, что каждый день тратят впустую рабочее время, а сотрудники компаний в США тратят в среднем 2.9 часов за 8-часовой рабочий день на посторонние активности.
Сотрудники входят в топ главных расходов любого бизнеса, поэтому нецелесообразная трата даже одного часа в день умноженная на количество работников означает огромные затраты для компании.
Все мы иногда отвлекаемся в рабочее время и, если это не превращается в систему, то ничего страшного в этом нет, но не стоит пускать это на самотёк. Сегодня обсудим роль контроля за работой коллег как способа поддержать здоровую рабочую атмосферу и избежать чрезмерных затрат времени сотрудниками.
Какую пользу приносит контроль за сотрудниками в рабочее время?
Контроль рабочего процесса – важная составляющая функционирования бизнеса. Любая компания устанавливает цели, достижение которых зависит от каждого сотрудника. Без своевременного контроля, сложно отследить движетесь вы в правильном направлении или нет.
Неверно полагать, что контроль идёт на пользу только руководству компании. Как бы сильно ни была развита ваша самодисциплина, уровень мотивации будет падать, если вы будете знать, что ваши действия никто не отслеживает. Ещё, зная кто как работает, начальство будет принимать грамотные решения о премировании и повышениях, и плоды ваших трудов не будут присвоены коллегой или тимлидом.
Кроме того, наличие контроля за работой сотрудников помогает избежать выгорания. Если вы увидите, что кто-то из работников постоянно перерабатывает и перевыполняет норму, это может сигнализировать о том, что его баланс работы и личной жизни нарушен. Даже если такой перекос принесёт временную выгоду бизнесу, долгосрочно компания потеряет, потому что выгорающие сотрудники будут работать хуже и совершать ошибки, либо уволятся, и придётся искать им замену.
Если обобщить, то вот основные плюсы от контроля за работой сотрудников:
-
Достижение корпоративных целей.
-
Более точное и быстрое выполнение задач.
-
Фокус на качественном результате.
-
Своевременное отслеживание трендов и рисков.
-
Признание лучших работников.
Виды контроля за рабочим временем сотрудников
Контролировать работу сотрудников можно по-разному:
-
По итоговому результату.
Здесь не важно как сотрудник доходит до цели. Главное, что он добился того, что вы от него ждёте. Такой подход даёт максимальную свободу и позволяет работнику почувствовать ответственность, однако он несёт в себе много рисков, ведь вы не будете контролировать процесс, а значит и вовремя отследить ошибки. -
По срокам.
Работник может отчитываться ежечасно, ежедневно, еженедельно и так далее. Таким методом контроля часто пользуются при работе с клиентами, когда важно успеть сделать всё в срок, установленный кем-то вне компании. -
Поэтапно.
Сотрудник чувствует свободу действия, но иногда отчитывается на ключевых этапах процесса. Это помогает руководителю иметь общее представление о прогрессе и отмечать успехи и ошибки на ранних этапах. -
Избирательно.
Руководство в произвольном порядке решает кого и когда проконтролировать. Такой метод может вызывать стресс у всего отдела, однако позволяет получить максимально аутентичный отчёт о проделываемой работе, ведь у сотрудника не будет времени подготовиться.
Способы контроля за рабочим временем сотрудников
Команда Webim не приветствует экстремальные формы контроля, такие как установка следящих за каждым движением программ и тайное прослушивание звонков. Существует много этичных и неинвазивных способов держать руку на пульсе, не отпугивая сотрудников чрезмерными мерами.
CRM-система
Первый инструмент контроля за сотрудниками, который мы хотим обсудить – CRM-система. В ней можно не только отслеживать индивидуальную работу сотрудника, но и составлять графики и отчёты и собирать статистику по отделам и компании в целом. CRM-система позволит незаметно наблюдать за рабочим процессом, не отвлекая коллег на запросы о прогрессе по тем или иным задачам.
Многие клиенты омниканальной платформы Webim отмечают интеграцию с CRM-системой и доступ к статистике как одни из важнейших функций, помогающих им достигать квартальных и годовых целей.
Встречи с коллегами
Регулярные встречи (групповые или индивидуальные) позволят руководству оставаться в курсе событий, а сотрудники смогут использовать это время для обсуждения не только текущих задач, но и важных для них проблем.
Ключевые показатели эффективности (KPI)
KPI подскажет сотруднику, что от него ожидается, и поможет руководству поддерживать цели компании через грамотно введённые показатели эффективности. Примером KPI в отделе продаж может быть количество звонков клиентам или количество минут с ними на телефоне. Отдел поддержки может замерять количество обработанных входящих запросов за день.
CRM-система позволяет составлять графики и дашборды, основанные на KPI отдела. Доступ к такому дашборду спровоцирует внутреннее соревнование в отделе, подтолкнув тем самым сотрудников к ещё более упорной работе.
Доступ к календарю или планировщик задач
Ответ на вопрос чем занят тот или иной коллега можно получить открыв его календарь или планировщик задач. Советуем предварительно уведомлять коллег о том, что их календари могут просматриваться, чтобы избежать неприятных ситуаций и недопонимания.
Подсказка: Одна из функций платформы Webim для контроля за сотрудниками – график работы. Администратор может составлять недельные графики работы для операторов, выставляя начало и конец рабочего дня. По окончании отведённых рабочих часов статус сотрудника сменится с Онлайн на Невидимку, что будет сигналом о том, что пора идти домой и отдыхать.
Доступ к чатам с клиентами
Если речь идёт о сотрудниках отдела продаж, поддержки либо любого другого, коммуницирующего непосредственно с клиентами, то их можно контролировать при помощи избирательного просмотра бесед с клиентами. Это поможет не только убедиться в качественной работе команды, но и поможет обучить и направить новых сотрудников.
Омниканальная платформа Webim, например, предполагает отдельную роль супервизора, которая даёт право на доступ ко всем чатам операторов. Более того, внутренний чат для сотрудников позволит оставлять комментарии и давать советы в моменте или пост-фактум.
Принципы этичного контроля за рабочим временем
Контроль за работой сотрудников внедряется для повышения эффективности и качества работы. Чтобы не усугубить то, что вы пытаетесь исправить, убедитесь, что вы следуете основным принципам грамотного контроля за работой:
-
Прозрачность
-
Объективность
-
Предсказуемость
-
Незаметность
-
Результативность
Внедряйте методы контроля плавно, уведомляйте сотрудников о них заранее, используйте одни метрики для всех. Настройте систему контроля так, чтобы она была фактически незаметной для коллег. Используйте результаты контроля для создания позитивной атмосферы – выделяйте талантливых и старательных сотрудников, хвалите отделы, хорошо показавшие себя в последнее время.
Финальные мысли
Косвенным способом контролировать рабочее время может стать внедрение полезных инструментов. Облегчение рабочих задач точно повысит мотивацию сотрудников, которые будут чувствовать, что их ценят. Омниканальная платформа Webim включает в себя много таких инструментов, например шаблоны ответов для операторов, которые экономят время и увеличивают объёмы обработанных запросов.
Также не забывайте смотреть на уже имеющиеся у вас инструменты креативно. Так, например, чат бот может работать с клиентами, но ещё он может стать незаменимым помощником для сотрудников. Пропишите ответы на популярные вопросы коллег, добавьте подсказки, например, к кому обратиться по такой-то теме. Это облегчит рабочий процесс для многих новичков, а заодно поможет членам команды лишний раз не отвлекать друг друга.
